让知识变得有序:文档/资料整理实践总结

lanyangyang

2025-07-09

随着时间的积累，无论是我们的备忘录、个人或团队知识库，还是电脑桌面/家居环境等各种地方都会变得无序。有一句名言：『我们淹没在信息中，却也处于信息饥渴中』。杂乱无章的环境和知识会降低我们的效率，使我们产生更多垃圾而无法沉淀有价值的东西。

作为一个团队，文档管理和分类更为重要，无序的知识管理会阻碍团队发展，而良好的文档管理可以提高团队效率、降低交接成本。

分类方法

常见方法

主题分类法
- 定义： 根据需要进行选择，如按照团队划分、技术种类等维度，示例：『市场营销』，『产品开发』，『人力资源』。
- 适用： 团队/个人知识库、项目工作、技术工作。
- 优点： 语义直观，便于理解，支持深度细分
- 缺点： 主题交叉时易重复存储或导致管理混乱（如”AI医疗”应归属 医疗 还是 AI ？）
- 注意
  - MECE原则： 确保 主题之间无重叠 ，且覆盖所有相关领域。
  - 避免过度细分：分类控制在10个以内。

Atomkit/
├─ 代码管理
├─ 编译构建/
│  ├─ 环境搭建
│  ├─ 打包构建
│  ├─ 上线
├─ 技术方案
│  ├─ 小程序
│  ├─ 遥控器支持
│  ├─ 屏幕适配

日期分类法
- 定义： 按文档创建/修改时间组织（年→ 季→月→周→日）。
- 适用： 日报/周报/会议纪要，同一主题下的时间线归档
- 优点： 分类结构简单，支持时间线追溯
- 缺点： 不支持主题查找，长期积累后同级文件过多

月报/
├─ 周报/
├─ 月报/
│  ├─ 2022年
│  ├─ 2023年
│  ├─ 2024年
│  ├─ 2025年

进度/任务状态分类法
- 定义： 区分某一项目不同阶段的文件，适用项目管理

项目X/
├─ 进行中/
├─ 待审核/
├─ 已完成/

重要性分类
文件类型分类
地理位置分类
PARA分类法

PARA分类法

PARA 是由生产力专家 Tiago Forte 提出的知识管理框架，旨在帮助个人和团队以 行动为导向 组织信息。其核心思想是：知识管理的终极目标不是存储，而是推动行动。

分类方式

PARA 是四个英文单词的首字母缩写，代表信息分类的四个层级：

类别	英文全称	定义	示例
Projects（项目）	有明确目标和截止时间的任务	当前正在进行的短期任务	- 撰写季度报告 - 开发新功能 - 策划营销活动
Areas（领域）	需要长期维护的责任范围	持续关注的领域或职责	- 健康管理 - 财务管理 - 职业发展
Resources（资源）	可能用到的参考资料	有价值的素材或知识库	- 行业报告 - 工具教程 - 书籍笔记
Archives（归档）	已完成或不再活跃的内容	历史项目或过时资料	- 去年项目文档 - 旧会议记录

适用场景

团队协作
- 适合：项目管理、跨部门知识共享。
- 示例：团队共享的 Resources/设计素材 可被多个项目调用。
文件系统整理
- 适合：电脑文件夹、云盘（如 Google Drive）。
- 示例：将“客户合同”作为 Area，具体合同签署作为 Project。

优点与局限

优点
- 聚焦行动：避免“知识囤积”，推动信息转化为结果。
- 减少决策疲劳：分类规则简单明确。
局限
- 依赖定期维护：需定期清理和迁移文件（如项目完成后归档）。
- 不适合超复杂知识库：如学术研究可能需要更细分的分类法。

实践方案

进行第一次文档整理
1. 把所有资源放在 未整理 或 临时文件夹 目录
2. 创建 归档 文件夹（归档文件夹下也可以有未整理目录）
3. 敲定当前层级的归类方式，如：主题、时间、 PARA、状态等方法进行分类
4. 从未整理目录取出一个文件
  - 没有意义，就删除
  - 已经失效，就放在归档文件的未整理目录
  - 其他就放到子主题目录下（子主题未整理，可以先放在子主题的临时文件夹）
5. 可以自上而下、自下而上、或任选一个目录进行整理
文档创建：统一创建到临时文件夹
定期整理
1. 有价值的东西花更多时间搞好，然后分类或归档
2. 没价值的东西删除

心得

实际操作时，多种分类方式组合使用

主题分类
├─ 主题分类
│  ├─ 时间分类
│  ├─ Para分类

团队的文档管理可以先考虑主题划分，然后针对每个主题采用合适的分类方法
- 尽量基于不变的事物进行分类
  - BAD： 基于人的分类、可能会随团队调整而变化的内容
- 主题下可以有子主题，参考如下
1
2
3
4
5
主题A/
├─ 临时文件夹（未整理）/
├─ 子主题1
├─ 子主题2
├─ 归档
临时文件夹
- 降低创建文件时的决策成本
  - 提高整理效率，先把文件都丢到临时文件夹，然后再逐级整理
  - 避免随着时间的推移，已整理过的内容变得混乱
  - 大部分创建的文件都没有写完，或者无价值
归档文件夹
- 过期的知识和文档直接丢里边
- 时间分类自带归档属性
按日/周/月例行的工作推荐使用时间分类方法
- 如 OKR、绩效、周报、月报等
针对具体项目/技术推荐采用PARA分类法

示例

个人知识库：主题+PARA+状态管理

目录
├─ 我是谁
├─ 每日工作站/
│  ├─ 临时文件夹/
│  ├─ 工作TODO/
├─ 团队管理/
│  ├─ 领域（Areas）
│  ├─ 资源（Resources）
│  ├─ 归档（Archives）
├─ 个人成长/
├─ 未整理/

团队知识库：基于主题+时间

团队管理/
├─ 前端技术图谱
├─ 团建/
├─ 规范/
│  ├─ 上下班 & 休假 & 报备
│  ├─ 上线规范
│  ├─ 周会流程
│  ├─ CaseStudy/
│  │  ├─ 2023-12-25 场景详情页就执行添加组控保存场景因少传groupName导致场景灯控制异常
├─ 规划/
│  ├─ 2025
│  ├─ 2024
│  ├─ 2023
├─ 休假/
├─ 人才/
│  ├─ 人才评价标准
│  ├─ 招聘
│  ├─ 激励
│  ├─ 成长计划
├─ 资产/
├─ 归档/